Como elaborar um plano de projeto on-line: 9 etapas

Existem diversas etapas importantes na hora de fazer um planejamento de projetos eficiente. Algumas etapas são tão essenciais que a negligência delas pode ser o ponto-chave entre o sucesso e o fracasso de um projeto.

Mas afinal, você sabe quais são as principais etapas de como desenvolver um plano de projeto on-line? Para guiá-lo nessa jornada, nós preparamos algumas dicas simples e objetivas que certamente farão a diferença.

9 etapas de como elaborar um plano de projeto on-line

A nossa lista de etapas de como desenvolver um plano de projeto on-line serve com um guia geral que você pode seguir. No entanto, cada empresa e, especialmente cada projeto, tem características únicas.

Dessa forma, você deve analisar o que melhor se aplica às características do seu projeto e filtrar o que agrega mais valor. Então, sem mais delongas, vamos à lista:

1. Defina os objetivos e escopo do projeto

O primeiro passo do desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto passa justamente por entender o que se busca como resultado. Isto é, o que você almeja atingir ao fim do projeto?

Uma vez que você tenha isso em mente, é igualmente importante determinar o escopo do projeto. Dessa forma, você evita que o trem saia do trilho e que as despesas, recursos e a dimensão do projeto não saiam do seu controle. Afinal, é para isso que existe o planejamento.

2. Investigue o máximo possível

Uma vez que você compreende os objetivos e escopo do projeto, uma etapa que não pode ser ignorada é a pesquisa. Apesar de ser uma etapa óbvia, antes de começar qualquer empreendimento ou projeto, faz-se necessário uma pesquisa extensiva.

Então, busque o máximo de informações relevantes para o seu projeto e se possível, crie uma lista de destaques e tópicos essenciais, bem como dificuldades para a sua execução.

3. Analise os riscos e recursos a disposição

Após ter feito uma lista de pontos relevantes para o seu projeto e dificuldades que pode encontrar, agora é hora de analisá-los. É nesse momento que você deve entender melhor a amplitude de cada risco e avaliar os recursos disponíveis.

Em seguida, você deve ponderar a magnitude desses riscos e pensar em diversas alternativas para superá-los de forma eficiente.

4. Divida o projeto em etapas

Se você já analisou os riscos, a próxima etapa de como elaborar um plano de projeto on-line é justamente pensar no fluxo de projeto.

Para garantir que o projeto flua conforme esperado, você precisa dividi-lo em milestones. Dessa maneira,  A cada etapa, uma parte do projeto deve ser concluída e entregue para que possa avançar para a próxima.

5. Detalhe as datas de entrega de cada etapa do projeto

Para fazer um planejamento de projetos eficiente, a gestão do tempo deve ser prioridade. Em outras palavras, além de dividir o projeto em etapas, é fundamental definir prazos e expectativas de conclusão.

Durante o desenvolvimento do plano de gerenciamento de projeto, cada milestone deve ter uma data correspondente. Com o passar do tempo, você poderá então reavaliar o andamento do tempo gasto com cada etapa e comparar com a expectativa inicial.

Além de ser uma métrica importante para o sucesso do projeto, ela servirá para referências futuras.

6. Delegue as responsabilidades de execução das tarefas

Planejar um projeto eficiente requer profissionais igualmente capacitados. Nesse sentido, a parte de delegar responsabilidades é talvez a parte mais importante para o sucesso ou fracasso de qualquer projeto.

Ainda que você faça um planejamento perfeito, se os encarregados de realizar cada parte do plano não são competentes o suficiente, tudo pode ir por água abaixo. Por isso, analise bem as habilidades e competências das pessoas que desempenharam cada papel.

Confie na sua equipe e na capacidade deles de desempenharem as tarefas, mas também certifique-se de escolher a pessoa certa para cada função.

7. Aloque os recursos disponíveis de forma eficiente

A escassez de recursos é algo que qualquer empresa encara no seu cotidiano. A quantidade de recursos necessários para a realização de um projeto geralmente é proporcional ao tamanho do mesmo.

Mesmo empresas grandes e bem consolidadas em seus nichos, devem lidar rotineiramente com a escassez de recursos. Tais recursos podem ser o tempo, insumos, serviços, pessoas competentes ou mesmo um orçamento curto.

Por isso, é fundamental gerir de forma adequada os recursos e alocá-los da forma mais eficiente possível.

8. Mantenha comunicação e acompanhamento constante

Se você já passou por todas as outras etapas de como desenvolver um plano de projeto on-line, algo que você não pode esquecer é a comunicação. Principalmente em um planejamento on-line onde cada colaborador pode estar em outra cidade, estado ou até país.

Por isso, é fundamental manter uma comunicação constante sobre cada etapa do processo. Uma ferramenta que permite comunicação, planejamento e colaboração simultânea como o Bitrix24 pode ser justamente o que você precisa para isso.

9. Reavalie as métricas e resultados periodicamente

Por fim, lembre-se de que todo planejamento é apenas uma idealização de um objetivo. Ou seja, nem tudo acontecerá como você espera.

Então, reavalie os resultados obtidos de cada etapa periodicamente e, em caso de discrepâncias, corrija o rumo do projeto na direção para a qual ele estava previsto inicialmente.

Saiba como planejar o seu projeto em minutos

Sabemos que a elaboração de um plano de projeto on-line não é uma receita de bolo. Ou seja, mesmo que você siga todas as etapas e dicas dos melhores especialistas à risca, ainda há diversos imprevistos que podem acontecer.

Por isso, você deve estar sempre preparado para lidar com as dificuldades envolvidas no processo de planejamento. Além disso, ao usar uma ferramenta adequada para auxiliá-lo no processo, você maximiza as chances de sucesso e quebra as barreiras da comunicação on-line.

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