Como se preparar para uma reunião de negócios?

Um novo cliente se interessou em conhecer melhor os seus produtos ou serviços? É uma ótima notícia! Mas existe um longo e árduo caminho entre um contato e o fechamento de um negócio, gerando, de fato, a conversão em vendas.

A partir de um checklist composto por 7 passos, saiba como se preparar para uma reunião de negócios com mais facilidade e fique pronto(a) para vencer a concorrência.  

Perguntas frequentes

Checklist: saiba como se preparar para uma reunião de negócios

Conseguir agendar um horário com um cliente já é um ponto bastante promissor, mas não é o suficiente para vislumbrar o sucesso. Leia os tópicos seguintes e veja como se preparar para uma reunião de negócios e ficar mais próximo(a) do fechamento desejado!

1. Pesquise sobre este cliente em potencial

Mesmo que você seja um empreendedor ou um profissional autônomo, toda nova reunião de negócios deve ser encarada como se fosse uma entrevista de emprego. Afinal de contas, é muito provável que este cliente esteja se reunindo com empresas concorrentes, visando embasar melhor a sua tomada de decisão.

Neste caso, um dos segredos de como se preparar para uma reunião de negócios é pesquisar! Reserve um tempo para entender quem é o seu cliente e quais são as necessidades do seu projeto. Da mesma forma, compreender o básico sobre o seu propósito primordial e o orçamento definido para tal te ajudará a pensar em melhores apresentações. 

Embora muitas pessoas pensem que a vida pessoal e a profissional não se misturam, buscar pontos em comum com o possível cliente poderá aproximá-lo ainda mais de você. Por isso, faça uma pequena busca nas redes sociais e tente identificar algo (genuíno) que possa engajá-los já na primeira reunião. Construir uma base de interesses em comum pode ser um ótimo pontapé para a conversa fluir!

2. Defina os detalhes da reunião com antecedência

Um dos pontos-chave de como se preparar para uma reunião de negócios é definir os detalhes do encontro previamente. Isto vale não apenas para o agendamento, como também para o assunto que será discutido, claro!

Caso você já tenha marcado o evento há algum tempo, logo após ter encaminhado um e-mail de apresentação para o cliente, certifique-se de enviar uma mensagem um ou dois dias antes para confirmar a reunião e relembrar os pormenores como data e hora.

3. Tenha uma oferta em mente

Já buscou o máximo de informações que podia, enviou uma mensagem de apresentação para os clientes e marcou o encontro? Agora, chegou o momento de se preparar para a reunião real.

A partir da pesquisa inicial previamente elaborada, tente ir pensando em estratégias que poderão satisfazê-lo. Por exemplo: imagine que determinado pacote de produtos ou serviços poderá se encaixar melhor nas suas necessidades. Então, prepare um material informativo como a proposta – sem esquecer de incluir alternativas, claro.  

Ao compor um material com informações para o cliente, não deixe de adicionar informações, como:

· Os serviços ou produtos oferecidos – que podem estar de acordo com as suas particularidades;

· Os preços dos pacotes;

· Uma breve visão geral sobre a sua atuação profissional como autônomo(a) ou da empresa em geral;

· Uma lista de qualificações, experiências e até pontos de referência;

· Uma breve proposta e checklist para o projeto – incluindo, se possível, um cronograma;

· Os dados para o contato.

É lógico que este material precisa ser flexível o suficiente para que, no decorrer da conversa, você esteja apto(a) a captar os detalhes e melhorar a proposta conforme o necessário. No entanto, estar despreparado(a) e deixar que os clientes saiam de uma reunião “de mãos vazias” é um dos piores cenários – em termos de perda de oportunidades. Portanto, fique atento(a)!

4. Organize os itens da reunião previamente

Além de preparar um material prévio, organize os itens que você usará durante a reunião para não parecer que está despreparado(a). Ou, ainda, ficar perdido(a) ou estressado(a) por se sentir pressionado(a). 

Recarregue os eletrônicos (tablets ou laptops) com antecedência, leve o documento de proposta na forma impressa, deixe o arquivo de apresentação previamente aberto no seu dispositivo e não se esqueça de ter um papel e caneta facilmente à disposição.

Esta postura garantirá uma boa impressão e somará pontos positivos na hora de repassar confiança e mostrar que, realmente, aquele fechamento é prioridade para você. Então, não deixe de seguir essa dica de como se preparar para uma reunião de negócios.

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5. Vista-se de acordo

Não importa se você atua com o trabalho remoto e irá fazer uma reunião on-line ou não. Tanto nos encontros físicos quanto virtuais, a etiqueta é essencial. Através das roupas, preocupe-se em mostrar uma aparência cuidada e profissional – vestindo-se para o sucesso.

Obviamente, nem todos os nichos requerem o uso de uma roupa social – como terno e gravata. Portanto, é necessário que o profissional adapte as vestimentas conforme a sua área de atuação e tente repassar credibilidade.

Mesmo que você seja um(a) instrutor(a) fitness ou trabalhe com o máximo de criatividade, vista-se conforme as suas necessidades – prezando sempre pelo bom senso. Ainda, tente não deixar os preparativos para o último minuto, evitando se atrasar ou passar por algum imprevisto que possa te comprometer.

6. Elabore e pratique o seu pitch

O pitch é um discurso de venda aplicado quando queremos conquistar o cliente – ou mesmo um investidor. O objetivo principal é que, em pouco tempo, você consiga despertar o interesse da outra parte, fazendo com que ela queira fechar o negócio com você.

Mas, obviamente, é preciso saber como se preparar para uma reunião de negócios, criando e treinando o seu pitch bem antes para gerar tais efeitos positivos. Treine a fala para repassar o tom de confiança ideal e para não parecer confuso(a) e despreparado(a). Ainda, antecipe-se para as perguntas frequentes e tenha respostas bem elaboradas para mostrar todo o seu diferencial e experiência.  

Além de organizar o material com uma possível oferta (o que foi mencionado nos tópicos acima), tenha uma série de conselhos e sugestões prontas para oferecer. E, lembre-se: por mais que você busque por frases para se dar bem em reuniões, esteja pronto(a) para adaptar a fala de acordo com o momento, vindo a transformar o prospecto em seu novo cliente!

7. Saiba como se portar durante a conversa – deixando-a fluir

Você já pensou em todos os detalhes de como se preparar para uma reunião de negócios, certo? Mas qual é a forma certa de conduzi-la?

Embora não exista um conjunto de regras prontas sobre como apresentar uma reunião, existem algumas estratégias que podem ser grandes aliadas. Acompanhem alguns exemplos abaixo!

· Valorize o indivíduo: antes de tudo, todo cliente é um ser humano e precisa ser encarado como tal. Em vez de iniciar a reunião indo direto ao ponto, por que não se preocupar com o indivíduo e buscar firmar um vínculo positivo? Busque diminuir as tensões e ser empático já nos primeiros momentos, valorizando-o. 

· Direcione o foco: uma das partes de como falar bem em uma reunião não está no discurso em si, mas na capacidade de manter a conversa direcionada. Tenha foco durante a fala e certifique-se de que todos os pontos essenciais (previamente planejados) serão abordados.

· Ouça o cliente: muitas vezes, tudo que um cliente quer é se sentir ouvido. Portanto, deixe-o falar sem interrupções e seja empático(a) e paciente ao buscar compreender as suas necessidades.

· Repasse confiança e se acalme: como fechar um grande negócio sem repassar credibilidade? É praticamente impossível! Portanto, mostre que você é habilidoso(a), confiante e sabe o que faz. Mesmo que seja o primeiro encontro e você ainda esteja buscando maneiras de como se preparar para uma reunião de negócios, finja que você já fez isso uma série de vezes e aja de acordo.

· Sorria e seja legal: olhando a fundo, em uma reunião com prospectos, você não tem nada a perder. Portanto, relaxe, sorria e seja gentil, indo além de buscar frases para se dar bem em reuniões. Ser simpático(a) e colocar em prática elementos positivos – seja com atitudes ou em como apresentar uma reunião – só abrirá as portas para grandes oportunidades. 

Erros a serem evitados ao encontrar um cliente pela primeira vez

Durante a primeira reunião, o mais importante é causar uma boa impressão, conquistar o consumidor e demonstrar o melhor do seu potencial e habilidades.  Portanto, além de saber como se preparar para uma reunião de negócios, é importante que o(a) apresentador(a) conheça os principais erros durante o encontro com um potencial cliente – visando ficar bem longe deles. Prontos para conferir os principais?

Iniciar direto com o pitch da empresa

Os clientes não querem saber tudo sobre a história da empresa. Na verdade, eles querem entender como ela pode ajudá-los. Portanto, nada de realizar a abertura do encontro falando sobre si. Embora tal etapa seja relevante lá na frente, tente compreender sobre as necessidades do interessado e mostre como você pode atendê-lo previamente. As pessoas gostam de falar sobre si e todo(a) o(a) empreendedor(a) ou vendedor(a) pode utilizar isso a seu favor.

Apresentar-se com grande euforia

É ótimo se deparar com pessoas animadas e de alta energia. Mas tudo tem o seu limite – sobretudo no mundo corporativo. Por isso, se a sua personalidade é um tanto quanto alegre e comunicativa, desacelere e deixe o cliente falar mais do que você. Além de não agradar a todos, o excesso de entusiasmo pode gerar a perda da sua credibilidade. Então, tome cuidado!  

Usar expressões negativas

Um sentimento negativo atrai comportamentos negativos. Cada vez mais, a ciência mostra que a atitude positiva só traz vantagens – e as negativas fazem totalmente o contrário. Como consequência, dedique-se a resolver o problema do cliente de forma satisfatória e fique longe de frases desanimadoras. Da mesma forma, jamais dê ordens e diga que ele está enganado – são abordagens que jamais devem ser direcionadas ao cliente!

Assim como as palavras, cuide com a sua postura corporal. Adote um equilíbrio para não parecer agressivo(a) ou passivo(a) demais e repasse confiança para causar uma impressão positiva desde o primeiro momento. É algo essencial!

Tentar levar a conversa para o lado pessoal o tempo inteiro

É verdade: devemos buscar conquistar os nossos clientes desde o primeiro momento. Assim como é recomendado procurar por pontos em comum para iniciar a conversa e melhorar o engajamento. No entanto, o seu relacionamento com o consumidor ainda é profissional e os negócios devem ser levados a sério. 

Será muito melhor conquistá-lo pelo seu profissionalismo e por suas ideias inovadoras do que pelo fato de ser apenas amigável – pense sempre nisso.

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