7 dicas para facilitar o trabalho de equipes com plataformas colaborativas

Plataformas de colaboração auxiliam na comunicação interna e na execução de tarefas. Então, independentemente do seu nicho de atuação, se sua empresa ainda não utiliza o melhor que a tecnologia tem a oferecer, chegou a hora de integrar novas soluções para melhorar seu gerenciamento de equipes.

Neste artigo, vamos explicar como facilitar a colaboração de tarefas nessas plataformas e também mostrar as principais ferramentas colaborativas para que você escolha a mais vantajosa para sua operação. Continue a leitura e saiba mais.

Qual é a importância da tecnologia para o ambiente de trabalho?

A tecnologia automatiza as tarefas, possibilitando que você e sua equipe possam focar mais nos aspectos criativos da profissão que são insubstituíveis, como a melhoria das técnicas de vendas, a realização de um atendimento mais empático, o estudo de tendências mais elaborado e o desenvolvimento de habilidades de liderança, por exemplo.

Diante do potencial da tecnologia, é importante não criar resistência nem temer as inovações. O desenvolvimento das ferramentas é irreversível e o mais sábio é usá-las a seu favor para se tornar mais produtivo e otimizar os recursos da empresa da qual você faz parte.

O que são ferramentas de colaboração online?

São softwares que simplificam as rotinas de trabalho, possibilitando que sua equipe execute e acompanhe o andamento das tarefas. As ferramentas de colaboração online são fáceis de acessar, oferecem atualizações rápidas e permitem mudanças em tempo real. Além disso, também possibilitam que os membros da equipe colaborem e trabalhem de onde desejarem.

Quais são as vantagens de uma plataforma digital?

Algumas plataformas de comunicação integrada facilitam a interação da equipe e ajudam na execução do trabalho operacional. Confira abaixo os benefícios de usar uma plataforma colaborativa:

Maior organização do fluxo de trabalho

Com a definição clara do que precisa ser feito, é possível saber exatamente como está a execução de cada tarefa e ter uma noção mais precisa de quanto tempo levará para ser concluída, pois o acompanhamento pode ser feito em tempo real.

Tarefas mais definidas

As instruções são mais claras quando por escrito. Dessa forma, além de garantir a execução correta, todos se responsabilizam pelo que está registrado no sistema, evitando mal-entendidos e futuras desavenças que possam estragar o companheirismo.

Informações sempre atualizadas

As alterações feitas no sistema são refletidas imediatamente, então você sempre tem acesso a informações atualizadas. Isso ajuda na localização de pedidos, na verificação da etapa em que o cliente se encontra no funil de vendas e no histórico de reclamações e contatos anteriores do consumidor com a empresa.

Facilidade de acesso

Basta ter um dispositivo e acesso estável à Internet para começar a trabalhar. Nem é preciso instalar nada se você não quiser. Isso dá uma liberdade única para acompanhar as tarefas, independentemente de onde você esteja. Além de ajudar na rotina online, um sistema integrado também auxilia profissionais de logística ou aqueles que frequentemente se deslocam.

Melhor gestão do tempo

Com um sistema que organiza as tarefas de maneira objetiva, é possível planejar melhor a gestão do tempo, identificando as tarefas mais urgentes e importantes para serem realizadas com prioridade, eliminando tarefas desnecessárias.

Acompanhamento da produtividade

Com uma ferramenta colaborativa, é possível saber como e quando as tarefas estão sendo feitas. Isso permite um maior gerenciamento e ajuda a acompanhar a eficiência dos colaboradores da equipe, o que contribui para a tomada de ações práticas e a identificação de oportunidades e pontos de melhoria.

Por que usar apenas e-mail e WhatsApp não basta?

Apesar de alguns gestores acreditarem ser possível administrar uma equipe presencial ou remota usando apenas e-mail, WhatsApp e redes sociais, podemos garantir que uma operação requer muito mais do que isso para manter um fluxo de produção eficiente.

A comunicação por e-mail é assíncrona, ou seja, não é instantânea. Portanto, você pode demorar horas para receber um retorno. Já no caso das mensagens via WhatsApp, especialmente quando enviadas em grupos, elas podem passar despercebidas no meio de outras notificações.

Apesar dessa desvantagem, isso não significa que as plataformas devem ser descartadas. Sabemos que ambas podem ser úteis para facilitar o registro e o armazenamento seguro das conversas. Porém, é importante automatizar os processos da empresa quanto antes para evitar desperdício de recursos e problemas de comunicação.

7 dicas para facilitar a colaboração online

Quem trabalha remotamente ou é responsável pelo gerenciamento de projetos e equipes precisa de um software eficiente que ofereça soluções que facilitem o fluxo de trabalho. Desta forma, se você usa plataformas de colaboração, é importante:

1. Buscar soluções integradas

Utilizar vários sistemas ao mesmo tempo atrapalha o desempenho da equipe. Portanto, sempre busque soluções integradas e compatíveis com sistemas de empresas populares. Assim, você concentra as informações em apenas um local e simplifica as tarefas.

2. Usar IA para otimização

A inteligência artificial foi desenvolvida para facilitar a execução de tarefas rotineiras e deixar o fluxo de trabalho ainda mais dinâmico. O ideal é que tarefas muito operacionais sejam feitas pelo sistema, para que os funcionários cuidem das questões mais complexas. Então, sempre que possível, incentive seus colaboradores a usar IA para transcrições de áudio e preenchimentos de registros de clientes, por exemplo, pois isso pode economizar tempo na execução de tarefas.

3. Oferecer treinamentos

Por mais intuitivo que um software de colaboração possa ser, sempre podem surgir dúvidas. Portanto, é importante oferecer pelo menos um treinamento básico para garantir que todos conheçam o sistema antes de começar a trabalhar. Além disso, é interessante permitir que eles se familiarizem com o sistema antes de começar a trabalhar com ele, assim você evita resistência à mudança e dá tempo para que tirem todas as possíveis dúvidas.

4. Conferir o hardware

É preciso descobrir se o computador do funcionário tem os recursos necessários para utilizar as plataformas. Se ele não tiver uma máquina ou se o hardware for incompatível com as plataformas usadas, será preciso fornecer um equipamento para que consiga trabalhar em grupo. Portanto, é importante estar atento caso o colaborador reclame de travamentos ou falha no acesso a alguma plataforma de trabalho colaborativo, pois esse problema de desempenho pode ser uma questão física, não um erro de software.

5. Manter o alinhamento

É crucial que toda a equipe esteja alinhada com os novos processos. Assim, sempre que necessário, envie instruções claras por e-mail ou faça uma reunião para ter certeza de que todos compreendem o que precisa ser feito. Tenha em mente que reuniões longas são cansativas e que uma comunicação por escrito é válida na maioria das vezes. Lembre-se de que os alinhamentos precisam ser diretos, então planeje a pauta de forma que a conversa não se estenda além do desejado.

6. Monitorar a carga de trabalho

Certifique-se de que todos estão recebendo o mesmo volume de trabalho para evitar insatisfação com as tarefas. Além disso, fique atento à quantidade de tarefas da equipe. Afinal, se todos estão sobrecarregados, isso pode indicar alguma falha no processo de execução. Como as plataformas de comunicação integradas permitem a geração de relatórios, elas são aliadas no monitoramento de tarefas. Caso você perceba alguma mudança no desempenho de um colaborador, vale a pena ter uma conversa franca sobre as dificuldades enfrentadas.

7. Incentivar a colaboração

É importante que exista colaboração na sua equipe. Assim, sempre que possível, incentive-os a tirar dúvidas entre si e a conversar sobre formas de resolver questões antes de buscar supervisão. Isso é fundamental para desenvolverem autonomia e senso de comunidade. Isso não significa que você não estará acessível para ajudar, mas sim que eles conseguem compartilhar experiências.

Quais as melhores ferramentas de colaboração online do mercado?

Conheça a seguir alguns sistemas que podem ser usados na colaboração no trabalho em sua empresa:

• OneDrive for Business: oferece a criação e compartilhamento de pastas, arquivos de texto, planilhas e apresentações para trabalho colaborativo.

• Google Drive: serviço que possui as mesmas funcionalidades que o OneDrive, mas se destaca por oferecer 15 GB de armazenamento gratuito.

• Google Calendar: recurso útil que funciona como calendário e agendador de compromissos, ajudando a manter sua rotina mais organizada.

• Dropbox: serviço de armazenamento que permite integração com os serviços de concorrentes e colaboração na plataforma.

• Microsoft Teams: substituto do Skype, oferece a opção de compartilhamento de arquivos durante as videoconferências.

• Zoom: plataforma de videoconferência que permite reuniões de até 40 minutos.

• WhatsApp: serviço de mensagens que permite a troca rápida de informações e o compartilhamento seguro de arquivos.

• Asana: ferramenta de gestão que permite cadastrar tarefas a serem cumpridas diariamente.

• Trello: gerenciador de tarefas conhecido pela interface intuitiva e facilidade de navegação.

• Bitrix24: gerenciador de tarefas, CRM gratuito, sistema de RH, automação de marketing, vendas e comunicação interna.

Como escolher um bom aplicativo de comunicação interna?

Escolher uma ferramenta de colaboração requer atenção, pois seus processos e a gestão de equipes dependem do bom desempenho dela. Portanto, é importante que o sistema integrado possua as seguintes características:

1. Segurança: o aplicativo deve oferecer segurança no acesso, autenticação em dois fatores e configurações de acesso conforme o nível de privacidade necessário para cada colaborador.
2. Facilidade: o sistema precisa ser fácil de navegar e intuitivo, pois ninguém consegue ser produtivo em uma plataforma integrada confusa.
3. Assinatura: escolha um sistema que permita testes gratuitos e utilização até que você precise de recursos premium, assim você sabe exatamente o que está contratando.
4. Opções multiplataformas: opte por plataformas digitais que podem ser acessadas via navegador, aplicativo desktop ou celular, independentemente do sistema operacional. Isso garante que a ferramenta esteja sempre disponível e minimize problemas de compatibilidade.
5. Compatibilidade: escolha um aplicativo que possa ser integrado a outros que você já utiliza, como Google, Meta e Microsoft.

E se dissermos que você pode encontrar todas as funcionalidades em nosso sistema unificado? Se você busca um sistema para facilitar sua rotina, com certeza vai se encantar com as funcionalidades do Bitrix24. Das ferramentas de colaboração disponíveis no mercado, a nossa se destaca por oferecer integração em Google Docs e MS Office, além de oferecer vários outros recursos em um só lugar.

Como implementar uma plataforma de colaboração online?

Primeiro, identifique as necessidades específicas da sua empresa, de acordo com seu porte e atividade. Uma vez que você conhece sua operação, é hora de procurar uma integração de sistemas simplificada, mas completa. Você pode apresentar a plataforma à sua equipe e usá-la gradualmente, até que todos se familiarizem, ou pode separar um tempo para realizar um treinamento. Tudo depende da plataforma de gerenciamento que escolher, do perfil da equipe e do tempo disponível.

Se você optar pela nossa solução, contará com um sistema amigável e uma interface personalizável. E o melhor: se preferir, pode se cadastrar em minutos e testar sem compromissos, permitindo que tanto a liderança quanto a operação comecem a usar a ferramenta imediatamente.

Conheça o Bitrix24

Nosso sistema pode ser utilizado por administradores, líderes de RH, marketing, vendedores e atendentes, unificando tudo em um único local. Com a vantagem de configuração de segurança no acesso, cada um pode visualizar apenas o que você permite. Nossas soluções incluem:

• Gerenciador de tarefas e desempenho;

• Opção de videochamadas com até 100 participantes sem limite de tempo;

• Envio de mensagens instantâneas para comunicação interna;

• Integração com sistemas populares (como WhatsApp e Google Agenda);

• Serviços de computação em nuvem;

• Criação de documentos de texto e planilhas em grupo;

• Disparo de e-mails e SMS para leads e consumidores;

• Sistema de telefonia e transcrição de chamadas;

• Automação de vendas;

• CRM gratuito para sempre e com usuários ilimitados;

• Relatórios que permitem a segmentação de clientes e a criação de estratégias;

• Registro e controle de funcionários;

• Acompanhamento da produtividade;

• Criação de sites e lojas virtuais.

O Bitrix24 conta com recursos de automação integrados à inteligência artificial. Após um estudo promovido pela McKinsey & Company, perceberam-se reduções de custos de 40% a 60% no uso de software com IA, além de um aumento de 50% em leads. Por que se limitar ao uso de várias tecnologias quando você pode ter um sistema de comunicação e gestão que oferece todas as soluções de que sua equipe precisa? Teste o Bitrix24 agora mesmo, não é necessário baixar nada no seu computador ou smartphone, tudo pode ser resolvido pelo navegador. Se preferir, o sistema também está disponível para Windows, Linux, MacOS, Android e iOS.