Se você está interessado em implementar uma ferramenta de gerenciamento de projetos em seu negócio, há alguns conceitos básicos que você precisa saber antes de investir. Por isso, neste artigo, vamos abordar alguns erros comuns que você pode evitar.
Dessa maneira, estando por dentro desses erros comuns, você certamente tomará uma decisão mais acertada na hora de elaborar um plano de gerenciamento de projetos.
O que é gerenciamento de projetos?
Há diversas definições para o conceito de gerenciamento de projetos. No entanto, a maneira mais simples é entendê-lo como a aplicação de processos, conhecimento, experiência e metodologia para alcançar metas pré-estabelecidas.
Em outras palavras, todo projeto tem diversas etapas, parâmetros e critérios que devem ser alcançados. Para isso, os gestores de projeto devem gerenciar os recursos financeiros, materiais e humanos da maneira mais eficiente possível para atingir esse objetivo.
No mundo atual, o gerenciamento de projetos é realizado primariamente através de ferramentas de software. Elas permitem o gerenciamento de múltiplos projetos ao mesmo tempo e agilizam todas as etapas de planejamento, execução e avaliação de resultados.
7 erros comuns ao escolher uma solução de gerenciamento de projetos
Para ajudá-lo na hora de escolher a solução ideal para o seu propósito, separamos os 7 erros mais comuns que você deve evitar cometer. Confira:
1. Ignorar a facilidade de uso do software
A usabilidade é o ponto-chave de qualquer programa de gerenciamento de projetos. Isto é, uma ferramenta amigável permite que todos os membros da equipe de trabalho possam rapidamente adaptar-se a usá-la em suas rotinas.
Por outro lado, uma ferramenta com uma longa curva de aprendizado irá dificultar consideravelmente o plano de gerenciamento de projetos. Além disso, quanto maior a dificuldade de uso e complexidade, mais esforço deverá ser empenhado com treinamento.
Portanto, busque por ferramentas de gerenciamento de projetos com interfaces bem organizadas, ícones e textos que representam as ações, diagramas de Gantt, visualização Kanban e instruções objetivas e concisas de sua utilização para novos usuários.
2. Não testar a ferramenta adequadamente
Escolher um software de gerenciamento de projetos é comparável ao ato de adquirir um veículo novo. Ou seja, antes de levá-lo consigo definitivamente, você deve fazer um test drive para ter certeza que ele realmente oferece o que você precisa.
Nesse sentido, praticamente qualquer programa que gerencia projetos oferece a possibilidade de testar as funcionalidades gratuitamente. Algumas delas oferecem uma versão demo limitada a poucos dias, enquanto outras como Bitrix24 possuem uma versão gratuita de tempo ilimitado.
A versão gratuita é suficiente para entender o funcionamento das ferramentas e os recursos são escaláveis nos planos pagos para atender as demandas conforme o tamanho do seu negócio.
3. Negligenciar a segurança da ferramenta
A segurança de dados é uma preocupação geral ao usar qualquer serviço digital atualmente, sobretudo para as empresas. Afinal, elas lidam com dados sensíveis e informações acerca de seus clientes, fornecedores e colaboradores rotineiramente.
São incontáveis a quantidade de escândalos de grandes empresas que tiveram os dados de seus clientes vazados na internet. Por isso, escolher uma ferramenta com histórico limpo e comprometida com os protocolos de segurança mais atuais é indispensável.
Faça a sua própria investigação e descubra se a empresa por trás da ferramenta de gerenciamento de projetos possui um histórico de brechas de segurança conhecidas.
4. Adquirir uma ferramenta não escalável
A escalabilidade é importante para qualquer empresa, sobretudo para os pequenos negócios. Afinal, é natural que eles cresçam ao longo do tempo e o volume de trabalho, quantidade de projetos e funcionários proporcionalmente.
Ao passo que a sua empresa cresce, você necessitará de mais recursos para administrar os seus projetos eficientemente. Por isso, destaca-se a importância de escolher um software de gerenciamento de projetos flexível e escalável.
O que você menos espera é que a ferramenta de sua escolha imponha um gargalo em seus projetos chegando ao ponto de que você tenha que fazer uma migração para outro serviço. Todo esse processo é custoso e é certamente algo que você quer evitar.
5. Escolher uma ferramenta desatualizada
Atualizações constantes fazem parte do modelo de negócios de qualquer software respeitado. Além de corrigir falhas no sistema, as atualizações implementam mudanças positivas que refletem as novas necessidades das empresas ao longo do tempo.
Uma vez que frequentemente se encontram brechas de segurança, vulnerabilidades e falhas no código de qualquer programa, é essencial que a equipe de desenvolvimento esteja pronta para corrigi-las e lançar uma atualização o mais rápido possível.
Ao escolher uma solução que não recebe atualizações ou que as recebe com baixa frequência, você coloca em risco a segurança dos seus dados. Não apenas isso, como também fica limitado a funcionalidades estáticas que não melhorarão ao longo do tempo.
6. Não tomar em consideração a opinião da sua equipe de trabalho
O processo de escolher uma solução de gerenciamento de projetos não deve ser uma decisão individual. Por mais capacitado que seja o gestor para escolher uma ferramenta confiável, segura e com os recursos adequados, é importante saber o que o time pensa.
Afinal, no dia a dia, eles serão quem farão mais uso da ferramenta para planejar e executar as tarefas solicitadas. Ouvir a opinião e os insights de cada um pode fazer total diferença para que você tome a decisão certa e escolha a ferramenta ideal.
Por outro lado, ao tomar uma decisão unilateral, você pode cometer o erro de criar uma rejeição ao uso da ferramenta escolhida por parte dos membros da equipe de trabalho.
7. Seguir uma recomendação sem fazer sua própria investigação
Por fim, o erro mais comum é seguir um conselho cegamente. Ou seja, porque alguém lhe recomendou uma ferramenta, não significa que ela é a melhor para o seu propósito. Cada empresa tem suas peculiaridades e demandas de funcionalidades diferentes.
Por isso, antes de tomar a sua decisão com base na opinião de outras pessoas, faça a sua própria investigação. Tome um certo tempo para analisar as possibilidades, os prós e contras, bem como o custo benefício de cada alternativa.
Ao evitar esses erros básicos, você maximiza a sua chance de tomar a decisão correta e escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos para o seu negócio!
