Na era em que muitos encontros presenciais foram substituídos por eventos virtuais, é essencial saber organizar uma conferência digital com qualidade. Mas em meio a tantos detalhes para se pensar, surge a dúvida: como organizar uma conferência digital? Simplifique a organização do evento com um checklist de 15 passos. Confira já!
Checklist para organizar eventos virtuais: 15 etapas essenciais
Estratégia e planejamento são as palavras-chave para organizar uma conferência digital e ter um evento bem-sucedido. A seguir, acompanhe a lista com alguns passos essenciais ao organizar um evento virtual e se programe com mais facilidade:
1. Encontre um tema único para o evento
O primeiro passo para organizar eventos virtuais é estabelecer um tema para o encontro. Para chamar a atenção, principalmente com tanta diversidade no mundo virtual, será preciso atrair participantes com um tema único. Garanta, ainda, que todas as palestras tenham conexão entre os seus conteúdos, gerando um evento interativo e com significado – onde tudo está interligado!
2. Estabeleça um cronograma
Além de definir a data (ou datas) para o encontro, você precisará criar um cronograma para cumprir com cada etapa essencial. Em que mês serão selecionados os palestrantes? Qual será o período para as inscrições? Agir com organização e transparência através de um calendário compartilhado com a equipe organizadora é imprescindível.
3. Crie uma estratégia para o seu evento
Certificar-se que os participantes passem horas acompanhando um evento virtual não é tarefa fácil. Por isso, você e sua equipe deverão pensar em um programa que não só desperte o maior número de inscrições, como também mantenha o interesse durante o acontecimento. Estabeleça uma estratégia de acordo com o tema e público-alvo, atuando sempre de forma personalizada para o seu evento.
4. Peça ao público sugestões para a programação
Uma excelente forma de organizar uma conferência digital e obter maior engajamento com o público é pedir a sua ajuda com relação aos insights para a programação. Uma vez definido o tema central e o propósito do encontro, que tal abrir espaço para ouvir os interessados e saber o que eles gostariam de conferir no seu evento digital? Inclua como uma possibilidade no seu passo a passo e obtenha maiores índices de participação e interação.
5. Escolha um aplicativo de conferência virtual
Se decidir organizar uma conferência virtual, você precisa pensar onde ela será realizada. Informe-se e selecione uma plataforma para eventos virtuais que seja condizente com as suas necessidades. Neste momento, pense a respeito do tamanho do público, o quanto de engajamento você deseja gerar e se a conferência ocorrerá em tempo real ou será assíncrona.
6. Tenha convidados-chave
Uma vez estabelecido o tema central do encontro, procure por palestrantes de peso – que pertençam à área e atraiam convidados. Profissionais referência do ramo são uma ótima opção!
7. Receba e selecione outras propostas de apresentação
Além dos candidatos previamente convidados, organize uma conferência digital abrindo propostas para outras apresentações. Diversas oportunidades interessantes podem surgir, além de atrair ainda mais pessoas para o seu evento virtual (vindas de diferentes partes).
8. Divulgue o evento
Após a definição do tema, cronograma, estratégia e propostas, chegou a hora de divulgar o evento. A escolha do canal de divulgação é totalmente dependente do seu público-alvo e forma de atuação em particular. Portanto, atue de forma 100% personalizada – de modo que atinja ao máximo aqueles que você pretende conquistar.
9. Gerencie as inscrições dos participantes
Ao divulgar o evento, abra um espaço e período para o público-alvo se cadastrar. Defina o número de vagas e se haverá alguma exigência para as inscrições. Formulários on-line irão facilitar o seu trabalho, deixando todo o processo automatizado!
10. Prepare os equipamentos e estrutura necessários
Com o máximo de antecedência possível, defina quais equipamentos e itens serão cruciais para a realização do evento. Apesar do evento ser virtual, lembre-se que, para seguir parâmetros e agregar valor, algumas conferências demandam de uma estrutura física específica. Assim que tiver a estratégia inicial definida, corra para pensar sobre isso.
11. Tenha uma equipe de apoio
Quem será responsável por te auxiliar com o evento? Ao organizar uma conferência digital, pode ser necessário ter uma equipe inteira pensando sobre o encontro. Crie uma equipe de apoio e estabeleça listas de tarefas para cumprir com cada etapa necessária. Organize uma conferência pensando como um projeto e tenha ainda mais sucesso!
12. Organize o evento em sessões
Pode não ser uma boa ideia seguir com um evento por horas sem fazer pausas. Será que não seria válido trabalhar com uma conferência semanal ao invés de concentrar tudo em um único dia de apresentações? Ou realizar intervalos entre cada palestra? Tudo dependerá do seu projeto em particular. Defina como serão as sessões do evento, sua duração e como ele será separado.
13. Esteja pronto para os imprevistos
Imprevistos em eventos físicos sempre foram normais e em conferências virtuais não é diferente. Para prevenir verdadeiros desastres, tenha uma gestão de riscos prévia ao próprio evento. Pense sobre tudo que pode dar errado e tenha uma alternativa para contornar os problemas.
14. Não se esqueça de criar oportunidades para networking e engajamento
Ao organizar uma conferência digital, atente-se para a necessidade de permitir com que os participantes interajam. Seja com os próprios palestrantes, ao fim da conversa, ou com outras pessoas inscritas na conferência on-line. Bate-papos ou abertura para debates podem ser ótimos recursos a explorar!
15. E, por último, mensure a satisfação pós-evento
Embora nem todos deem o devido valor, feedbacks são cruciais. Para ter o máximo de sucesso organizando eventos (principalmente a longo prazo), considere mensurar a satisfação dos participantes após o encontro. Isso te ajudará a saber se o objetivo primordial foi cumprido, além de se preparar melhor para futuros eventos e manter uma ótima lista de interessados.
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