Produtividade de Equipes Virtuais: 7 Estratégias Comprovadas para Aumentar o Desempenho

Pelo simples fato de poderem trabalhar com maior flexibilidade, os times que atuam remotamente já tendem a se mostrar mais satisfeitos. Contudo, a performance alavancada só se torna uma realidade quando as barreiras que envolvem o trabalho remoto são quebradas. 

É preciso vencer a procrastinação, atingir o foco e a colaboração ideais, além de ter uma excelente gestão de tempo, para aumentar a produtividade em equipes virtuais. Esses são os alicerces que conduzem ao sucesso a longo prazo, permitindo que as equipes aproveitem os reais benefícios da maior autonomia no ambiente corporativo.

Como maximizar a produtividade em equipes virtuais?

Apesar dos benefícios indiscutíveis, os desafios das equipes virtuais são significativos. Um dos principais segredos para superá-los é operar de forma assertiva, garantindo maior produtividade.

Será que uma boa comunicação em equipes virtuais basta? É preciso ter um controle fino dos processos? Como funciona na prática todo o equilíbrio entre os resultados e uma boa gestão de tempo? Se o seu objetivo é aumentar a produtividade em equipes remotas, descubra tudo sobre o assunto com as táticas expostas aqui.  

1. Proponha horários de trabalho flexíveis

Apesar de todos os desafios das equipes virtuais, é normal que tal modalidade seja buscada por quem deseja ter mais liberdade. Tanto de horários, quanto ao ter a possibilidade de equilibrar melhor a sua vida pessoal e profissional. E o mesmo vale para as empresas: já que manter exímios talentos, provendo mais autonomia a eles, é muito mais vantajoso para evitar grandes índices de rotatividade e absenteísmo a longo prazo. 

De fato, prover mais flexibilidade nos horários é um dos fatores que contribuem imensamente para a produtividade em equipes virtuais. Como essa é uma das estratégias utilizadas a fim de aumentar a satisfação e estimular uma performance laboral incrível, é altamente recomendado que os gestores a coloquem em prática.

Assim, dê oportunidades para que os funcionários tenham mais liberdade para firmar os seus horários de expediente – ainda que certos limites possam ser estabelecidos, claro. Deixe que todos trabalhem quando se sentem melhor, como em horários mais produtivos; abra espaço para as pausas, quando elas forem necessárias; e sinta toda a diferença em termos de desempenho individual e coletivo. 

2. Implemente uma plataforma colaborativa para melhorar a dinâmica das equipes virtuais

As equipes virtuais não convivem fisicamente. Não há espaço para o pessoal efetuar um brainstorming no espaço de café ou compartilhar alguns detalhes importantes sobre uma reunião no elevador, ou no corredor da empresa. Portanto, para que a experiência seja exímia mesmo com as distâncias físicas, as suas ferramentas para equipes virtuais devem focar em aumentar a interação entre os colaboradores digitais.

Além de contribuir para uma assertiva comunicação em equipes virtuais, a adoção de um programa como tal é uma estratégia bem-vinda para direcionar o negócio em prol de melhores resultados. Em apenas um lugar, quando o software é de qualidade, pode-se compartilhar os documentos de trabalho, interagir nas redes sociais internas da empresa, trocar distintivos de reconhecimento, agendar reuniões em instantes, realizar chamadas em grupo e muito mais. É por conta disso que a escolha de um bom programa de colaboração, repleto de funcionalidades bem pensadas, se mostra essencial. 

3. Crie condições para um trabalho sem interrupções

É óbvio que a interação no trabalho sempre é positiva, sobretudo para gerar o engajamento de equipes virtuais. Contudo, quando as interrupções são constantes, e sempre há uma mensagem surgindo no canal comunicativo da empresa, ou um colega chamando no privado, pode ser complicado manter o foco e gerenciar adequadamente o tempo e as suas tarefas. Pior ainda quando chamam para uma reunião inesperada!

Assim sendo, entre as estratégias de trabalho virtual que podem ser mais frutíferas em termos de alavancar a produtividade, esta é uma das principais: forneça os recursos ideais para que o seu time consiga trabalhar de modo ininterrupto, se assim desejar e/ou precisar. Incentive-os a desativar as notificações em momentos em que é necessário focar e eduque os colaboradores, como um todo, para compreenderem que nem todas as conversas serão urgentes. A conscientização para o foco é fundamental para tornar o trabalho mais fluido e fazer a produtividade de equipes virtuais aflorar. 

4. Esclareça todos os processos e sistemas de trabalho adotados pela equipe

Durante a gestão de equipes virtuais, a falta de clareza pode ser um enorme problema. Afinal, com a distância, fica mais fácil se perder sem entender, completamente, o que precisa ser realizado – e como isso deve ser feito. Portanto, esclareça para todo o pessoal a respeito dos processos e dos sistemas laborais adotados pela companhia.

Qualquer tarefa que necessite de mais de uma pessoa para ser executada, a fim de atingir uma meta, tem que ser posta para o time. Imagine todo o ciclo como uma linha de montagem na qual cada etapa é fundamental para chegar ao resultado almejado e então exponha cada fase do processo e como cada um cumpre o seu papel.

Obviamente, a tecnologia e as equipes virtuais andam juntas, por isso, garanta que todos esses detalhes estejam expostos nos locais certos – como no escritório virtual, por exemplo, a fim de que cada pessoa saiba as funções dos colegas para poderem agir conjuntamente. Definir uma política de trabalho remoto vai ajudar o time a entender melhor como se comportar e somar para a produtividade das equipes virtuais. 

5. Construa uma cultura positiva e promova a motivação

Por mais que você adote uma política de trabalho remoto exímia, os problemas sempre podem surgir no ambiente digital; quer se esteja pensando sobre lacunas na comunicação ou problemas técnicos. A questão é que os trabalhadores se sentirão muito mais confortáveis de atuarem em um ambiente em que há confiança mútua, respeito e colaboração contínua caso os percalços surjam no caminho. 

Se você deseja atingir o máximo potencial em termos de produtividade de equipes virtuais, estabeleça uma cultura com valores sólidos que as orientem para o sucesso. Cada vez mais, nota-se que a produtividade das equipes virtuais está intimamente relacionada com a motivação dos funcionários. Que, por conseguinte, seguem envolvidos pela cultura empresarial. Assim, promova a abertura do seu ambiente, tenha uma cultura organizacional rica, assuma a responsabilidade como um líder proposto a ajudar e celebre as conquistas de todo o time sempre. 

6. Tente estreitar os laços físicos sempre que possível e una a equipe com atividades de team building

Nutrir bons relacionamentos e instigar o engajamento de equipes virtuais é quase que uma obrigação para quem deseja seguir por tempo indeterminado tendo sucesso com este regime. Mesmo que você consiga reter os talentos por algum tempo, faz toda a diferença vislumbrar um senso de comunidade e pertencimento, conectando-se com o negócio e o restante do grupo de trabalho. 

Quando estiver fazendo a gestão de equipes virtuais, certifique-se de explorar a oportunidade de construir tais vínculos através de atividades de team building ou formação de equipe. A tecnologia e as equipes virtuais podem ser postas lado a lado ao comandar tais dinâmicas em tempo real, até mesmo pelo seu software colaborativo. Programe, previamente, uma atividade que faça sentido para o seu grupo e para o sentimento que é pretendido instigar – como o senso de equipe, de liderança ou de resolução de problemas, por exemplo – e então siga para as ações digitais da maneira pensada, usufruindo o melhor das tecnologias do momento. 

Por mais que a dinâmica das equipes virtuais aconteça no mundo digital, sempre que houver a possibilidade, tente uma aproximação física entre a empresa, os funcionários e os colegas a fim de estreitar os laços e adicionar toque humano. Em corporações que atuam em regiões muito distantes, ou mesmo fora do Brasil, pode ser difícil prover isso.

Ainda assim, pense em formas criativas de manter o time mais unido, realizando ao menos um encontro anual em conjunto. Ou, então, enviando presentes reais para os seus colaboradores no final do ano. Existem muitas maneiras de se aproximar ao lidar com equipes virtuais, o importante é que, em todo caso, todas elas deixam o pessoal mais motivado a dar o melhor de si por aquele time e seguir com o máximo de desempenho. Observando os dados, é notável a diferença que este cuidado faz na produtividade de equipes virtuais. 

7. Não microgerencie e deixe a sua equipe respirar

A produtividade em equipes virtuais não é fácil alcançada quando existe o microgerenciamento. O ideal é que uma vez que o plano de operações seja firmado com a equipe virtual, haja espaço para que eles executem o seu trabalho com autonomia. Pense em como seria desanimador ser questionado, a todo o momento, sobre como está o andamento das tarefas. Por isso, como gestor, confie no seu time e abra espaço ao desenvolvimento sem realizar verificações frequentes.

Deixe os colaboradores saberem que podem pedir ajuda a você sempre que precisarem. Enquanto isso, você pode supervisionar as tarefas e os projetos, bem como a carga horária de trabalho, mesmo que indiretamente. Sem que eles sintam que estão sendo observados constantemente. 

Atinja índices de produtividade elevados em equipes remotas com o Bitrix24

Certamente, a aplicação de tais estratégias de trabalho virtual ajudarão não só a aumentar a produtividade, como também deixar o trabalho mais organizado, fluido e rico em significado. E tudo isso fica mais fácil de ser atingido com o aporte ideal de uma ferramenta tecnológica de ponta, o Bitrix24.

Ideal para quem quer atingir um trabalho mais produtivo, engajado e rico em bons resultados, esta interface reúne mais de 35 funcionalidades que se ajustarão muito bem nos seus processos corporativos, independentemente de quais sejam. 

Com o Bitrix24, tenha acesso a:

• Listas de tarefas com atualizações em tempo real, tanto suas quanto do restante do time;
• Calendários pessoais e em grupo, acompanhamento do cronograma dos projetos e monitoramento de tempo global;
• Gráficos de Gantt, painéis Kanban e demais recursos para alavancar as suas tarefas e o gerenciamento de projetos,
• Gestão de documentos, seja para criar, editar, compartilhar ou salvar tudo em nuvem, facilitando o trabalho digital;
• Comunicação em tempo real a partir de diversos modos, como voz, vídeo, mensagem de texto e canais exclusivos. 

Perguntas frequentes