6 tipos de ferramentas essenciais para PMEs

Gerir uma empresa não é uma tarefa simples. É por isso que existem ferramentas essenciais para pequenas e médias empresas (PMEs) que você precisa conhecer. Afinal, sua empresa precisa de acompanhamento e estratégia, independentemente do seu tamanho. A tecnologia certa para pequenas empresas pode fazer toda a diferença nesses casos, tornando a gestão mais eficiente e estratégica.

Desta forma, neste artigo, separamos por categoria os softwares mais utilizados por PMEs para que você possa escolher os melhores para sua rotina diária. Continue a leitura e saiba mais a seguir.

Por que utilizar tecnologia na sua empresa?

Quando há uma conexão entre tecnologia e empresa, o gerenciamento e a execução das tarefas ficam muito mais simples. A escolha da tecnologia correta para a empresa faz com que tanto você quanto seus funcionários e clientes percebam uma melhoria nos processos. Isso acontece porque o uso de softwares em pequenas empresas traz vantagens como:

• Dados sempre à mão; basta ter um dispositivo e acesso à internet para acessar as informações necessárias de qualquer local.

• Maior organização das informações em um banco de dados, permitindo encontrar a resposta de forma rápida em arquivos digitais, ao invés de perder tempo procurando em pastas físicas.

• Atualização constante dos cadastros, o que permite que os dados dos clientes estejam sempre corretos, ajudando muito sua equipe de vendas.

• Maior segurança que arquivos físicos, pois apenas pessoas e setores autorizados terão acesso aos dados.

• Evitar a repetição de tarefas maçantes, como ficar lendo longos threads de e-mails, já que muitas funções podem ser automatizadas com IA. Desta forma, todos ganham mais tempo para se dedicar à melhoria de estratégias.

• Agilizar o atendimento a clientes com transcrições e registros de toda a jornada do cliente, evitando que você e seus funcionários fiquem perdidos ao oferecer suporte.

• Aumento da motivação da equipe, que contará com as melhores ferramentas para trabalhar e tornar suas funções mais agradáveis.

Até o fim deste artigo, você vai entender o quanto a tecnologia é importante na sua gestão e como o Bitrix24 pode ajudar nas tarefas diárias de maneira gratuita. Cadastre-se para conhecer suas funcionalidades obrigatórias para pequenas empresas. Basta acessar o site e se cadastrar. Não é necessário baixar nada, a não ser que você prefira usar pelo celular. Conheça agora mesmo!

Tenha em mente que usar novas tecnologias é ganhar em eficiência e produtividade, o que significa mais vendas e contratos fechados. Isso é confirmado por um estudo promovido pela McKinsey & Company, uma empresa americana especializada na área, que confirmou um aumento na porcentagem e no número absoluto de contratos fechados por nossos clientes após a implementação de ferramentas de inteligência artificial no Bitrix24.

6 tipos de ferramentas essenciais para PMEs

Independentemente de você trabalhar de forma presencial ou remota, é importante conhecer algumas ferramentas tecnológicas necessárias para administrar seu negócio e melhorar ainda mais a interação com funcionários e clientes. Inovação e tecnologia devem sempre caminhar lado a lado para garantir eficiência e otimizar os processos de CRM para as empresas. Confira abaixo os seis tipos de ferramentas, softwares e programas de CRM indispensáveis para pequenas empresas.

1. CRM de vendas

Confira algumas opções antes de escolher as ferramentas de CRM que possuam tecnologia ideal para pequenas empresas. Saiba quais são os melhores CRMs de vendas disponíveis no mercado tecnológico e suas características a seguir:

Zendesk Sell CRM

É um software para pequenas empresas que pode ser útil por contar com sistemas de automatização que facilitam o registro de dados dos seus clientes. No entanto, os usuários reclamam da dificuldade de integração com outras soluções tecnológicas para negócios, problemas para obter suporte e alto preço dos planos oferecidos, uma vez que alguns recursos exigem pagamento.

Nectar CRM

A maior vantagem deste CRM para pequenas empresas é a possibilidade de testar antes mesmo de precisar pagar por ele. Isso é importante para o cliente ter certeza das funcionalidades antes de fechar negócio. Porém, ele não conta com outras ferramentas integradas, como criador de site, gerenciador de tarefas e ferramentas de colaboração.

Sales Cloud–Salesforce CRM

Este é um software muito eficiente, fácil de utilizar e cheio de opções corporativas. Porém, é mais voltado para grandes empresas. Desta forma, é provável que você não se contente com as funcionalidades oferecidas. MEIs e PMEs precisam buscar soluções específicas que atendam suas necessidades únicas.

HubSpot CRM

Este é um dos CRMs mais famosos do mercado. Oferece várias ferramentas, integração e personalização com outros sistemas. Apesar disso, existem reclamações em relação à dificuldade na interação com o sistema, que pode ser complicada e impossível para quem não sabe lidar bem com tecnologias. Pode ser necessário um longo treinamento antes de usar.

Zoho CRM

Apesar de ter boas opções e vários planos de preços disponíveis, as desvantagens deste CRM de vendas incluem a interface não tão amigável e a dificuldade em receber suporte em nosso idioma. Isso é relatado por alguns usuários insatisfeitos, o que pode não ser ideal para todos os microempresários.

ActiveCampaign

Apesar de contar com funcionalidades incríveis e ter uma ótima interface, o sistema não tem a opção de plano gratuito. Isso torna o sistema desinteressante, já que o ideal é conhecer o software com calma antes de investir em funcionalidades premium. Sem contar que pode haver fidelizações contratuais e, se você não gostar da experiência, será tarde para mudar de ideia.

RD Station CRM

Este CRM de vendas é um sistema de gerenciamento com várias funcionalidades interessantes para empresas de diferentes atividades e portes. Nele, você pode gerar relatórios, definir funis de vendas e registrar as conversas com clientes. A desvantagem é que você paga por cada pessoa inclusa na lista, o que pode não ser um bom custo-benefício.

Monday Sales CRM

Este sistema permite gerenciar clientes, mas, apesar das funcionalidades, muitos usuários reclamam da dificuldade na integração da ferramenta com outros softwares, o que pode dificultar ou impedir a execução de tarefas.

Bitrix24

Com nossa ferramenta CRM, você gerencia seus clientes e leads, gera relatórios, automatiza seu fluxo de trabalho e move os negócios para o pipeline de vendas do seu e-commerce, por exemplo. Tudo isso de maneira fácil e com uma interface de navegação intuitiva.

Além de contar com estas e diversas outras funcionalidades, o CRM Bitrix24 também é gratuito. Desta forma, você pode ter certeza de que ele é o sistema ideal para você antes mesmo de optar pela versão premium.

2. Editor de documentos

Independentemente da sua atividade, é bastante provável que, cedo ou tarde, você precisará de editores de documentos para visualizar e editar formulários e demais informações de clientes, fornecedores e funcionários.

Google Documentos

Também conhecido como Google Docs, este é um sistema totalmente online que permite criar documentos de texto. Sua maior vantagem é ser gratuito e muito fácil de usar. Para utilizá-lo, basta ter uma conta de e-mail do Google.

Google Planilhas

Alguns conhecem este sistema como Google Sheets. Ele tem funções comparáveis às do Excel, permitindo registrar seus dados em planilhas e gerar gráficos. Se você não precisa de funcionalidades avançadas, vale a pena testar.

Google Slides

Como o nome já diz, este é um sistema de apresentação de slides. Ele é perfeito para apresentar projetos a clientes e pode ser utilizado em reuniões de prospecção. É fácil de configurar: basta usar a criatividade para personalizar o arquivo e deixá-lo com a cara da sua marca.

Office 365

Este é o sistema online da Microsoft. Esse pacote permite que você crie documentos, edite planilhas e crie apresentações de forma gratuita e fácil. Embora não conte com todas as funcionalidades do Pacote Office instalado no computador, ele é perfeito para trabalhos simples.

3. Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é importante para fazer cópias das suas informações e permitir o compartilhamento de arquivos com terceiros. A princípio, esses serviços de armazenamento podem oferecer pouco espaço, mas caso precise aumentar o armazenamento futuramente, todos trazem a opção de upgrade. Assim, você paga por armazenamento de maneira personalizada. Os sistemas mais conhecidos são:

OneDrive

Se você deseja um armazenamento seguro e compatível com sistemas da Microsoft, este serviço é ideal para sua empresa. O OneDrive oferece 5 GB no plano gratuito para salvar arquivos criados e importados.

Dropbox

Este sistema oferece apenas 2 GB na opção gratuita, mas se destaca por ser compatível com arquivos e serviços de outras empresas de tecnologia. Pode ser útil para cópias de segurança de arquivos importantes.

Amazon Cloud Drive

A Amazon é famosa pela excelência dos serviços em nuvem para empresas. O armazenamento oferecido gratuitamente pela empresa é de 5 GB, sendo perfeito para armazenar e sincronizar arquivos que se encontram em seus dispositivos.

Google Drive

Além de contar com um layout fácil de trabalhar, o serviço de armazenamento da empresa se destaca por oferecer 15 GB de armazenamento gratuitos, superando muito os concorrentes. Isso sem contar que muitos usuários já possuem e-mail do Google, tornando a sincronização e a integração de arquivos muito mais simples.

4. Softwares de RH

Mesmo que você tenha apenas um funcionário, é importante ter controle sobre pontos, registros de absenteísmo, férias e eventos trabalhistas. Assim, os melhores sistemas de RH são:

Bitrix24

O Bitrix24 possui um sistema de ponto e produtividade, permitindo que você cumpra os requisitos legais e saiba quais são os funcionários mais produtivos. Sua grande vantagem é a integração com inteligência artificial, que ajuda no gerenciamento e fechamento da folha de pagamento.

Tiquetaque

Este sistema de ponto permite acompanhar a folha de ponto, configurar a jornada de trabalho e monitorar eventos diários. As marcações de ponto podem ser feitas pelo navegador ou pelo aplicativo no celular.

Tangerino

Este software também auxilia empregadores a acompanhar os horários de seus colaboradores. No entanto, seu manuseio pode não ser tão simples para os gestores, especialmente para aqueles que não têm muita afinidade com tecnologia.

5. Gerenciador de tarefas

Confiar em agendas físicas pode fazer com que você perca compromissos. Por isso, recomendamos usar sistemas gerenciadores online, pois eles enviam notificações e estão sempre disponíveis quando necessário. Os mais utilizados são:

Asana

Permite registrar suas tarefas em formato de cartão. É possível organizar todo o fluxo de tarefas e até mesmo criar novas tarefas automaticamente pela caixa de e-mail. Pode ser usado tanto em empresas quanto para o controle da sua rotina pessoal.

Trello

Este software é famoso por ajudar no acompanhamento de tarefas e conclusão de projetos. Ele permite que sua equipe tenha acesso aos quadros de maneira organizada. Sua vantagem é a compatibilidade com ferramentas de outras empresas.

Bitrix24

O software online permite organizar suas tarefas e delegar funções, garantindo que você não se esqueça de nenhuma delas. O layout é muito organizado, tornando fácil criar tarefas e gerenciar seu andamento.

Click Up

Este é um gerenciador de tarefas onde você cria cartões e administra todo o andamento do projeto. Sua desvantagem é ter uma interface um pouco difícil de navegar para quem não tem afinidade com tecnologia ou não recebeu treinamento prévio.

6. Ferramentas de atendimento e gestão de relacionamento

O relacionamento com o cliente é importante em todas as etapas do funil de vendas e é fundamental para ajudar seus funcionários a interagir com possíveis compradores e contratantes. Veja as ferramentas mais usadas:

WhatsApp Business

Este é um canal de comunicação que permite interagir com facilidade com seus clientes. Uma vantagem deste sistema é que toda a comunicação é criptografada, garantindo uma camada extra de segurança nas conversas.

Telegram Business

Outra forma de interagir com seus clientes é utilizando o Telegram. Com ele, você consegue automatizar suas comunicações e trocar informações com rapidez. Assim, é possível realizar campanhas de marketing digital e prestar suporte com maior eficiência.

Zendesk

Esta ferramenta de inteligência artificial auxilia nas conversas, permitindo a interação com o cliente de maneira automatizada. Isso faz com que dúvidas simples sejam resolvidas rapidamente, otimizando o tempo.

Bitrix24

O Bitrix24 oferece um sistema de contact center e outros serviços de contato com inteligência artificial, sendo uma ferramenta útil para empresas de todos os tamanhos. Esse sistema facilita a comunicação com clientes e equipes, otimizando o atendimento e automatizando processos. Além disso, o Bitrix24 pode ser integrado a outras ferramentas que você já utiliza, como o WhatsApp.

Buscando um software de CRM? 

Se você está em busca de ferramentas essenciais para PMEs, já deve ter percebido nas listas que o Bitrix24 possui várias funcionalidades em um só lugar. Ao se cadastrar no site, você tem acesso imediato a soluções como:

• CRM gratuito para sempre para ajudar sua equipe de marketing e vendas;

• Sistema gerenciador de tarefas e projetos;

• Criação de sites;

• Sistemas de RH (ponto, absenteísmo, produtividade);

• Ferramentas de colaboração para equipes remotas;

• Sistemas de orçamentos de faturas;

• Geração de relatórios gerenciais;

• Sistemas de comunicação interna (chat e videochamada);

• Contact center e transcrição automática de chamadas.

Esta é a hora de conhecer as soluções desenvolvidas pelo Bitrix24 para sua empresa. Nossos sistemas são integrados à inteligência artificial e projetados para tornar sua administração mais eficiente. Cadastre-se agora mesmo e descubra como podemos ajudar sua PME a se desenvolver por meio da tecnologia!