Ferramenta gratuita de agendamento de reuniões

Nunca foi tão fácil criar e coordenar os seus compromissos em apenas uma plataforma do que com o Bitrix24. E a verdade é que não importa se estamos falando de eventos públicos ou privados: o Bitrix24 se encaixa diante de qualquer necessidade.

Como se não bastasse tanta versatilidade, você estará apto a agendar reuniões até na palma da sua mão, pelo tablet ou celular. Basta baixar o aplicativo móvel do Bitrix24 e desbravar calendários, agendamento de compromissos e gestor de tarefas a qualquer hora e lugar. Caso esteja longe do escritório e se lembre de que precisa agendar uma reunião para tratar de algo importante, não haverá nada que o impeça de trabalhar!

Com tantos recursos tecnológicos, já se passou o tempo em que era preciso enviar e-mails individuais para avisar os colaboradores sobre uma reunião. Com uma ferramenta de agendamento de reuniões moderna, apenas mencione os participantes assim que criar o compromisso – e deixe que o Bitrix24 faça o resto do trabalho por você.

Os envolvidos serão notificados e poderão adicionar lembretes, bem como a própria reunião, ao seu calendário pessoal. Se preferir, peça para que eles confirmem a presença para manter o encontro mais organizado.  

O Bitrix24 permite o acompanhamento completo de calendários – sejam eles de um grupo de trabalho, departamento ou da companhia inteira. Assim, antes de utilizar a ferramenta de agendamento de reuniões, os gestores podem consultar de forma completa (mas simples) todos os eventos da empresa. Definindo as melhores datas para os membros de interesse. 

Imagine a seguinte situação: você precisa agendar uma reunião que envolve um gestor em especial, mas ele está de licença exatamente na data em que o encontro foi agendado. Será a maior confusão ter que organizar tudo novamente, certo? Por isso, trabalhar com uma ferramenta de agendamento de reuniões acoplada ao calendário compartilhado só somará pontos positivos e evitará estresse e retrabalho.

Certas companhias têm alguns eventos que são realizados de forma frequente. Seja uma reunião periódica de checagem de projetos ou relacionada com a própria prestação de contas. Então, por que não os adicionar ao calendário de forma automática – poupando tempo e mais trabalho? Com o agendador de eventos do Bitrix24, defina intervalos específicos para reuniões periódicas se repetirem.

Caso a reunião seja de urgência, para tratar do gerenciamento de um projeto esporádico, o mesmo agendador pode ser explorado. Não esqueça de mencionar os participantes de cada reunião para que eles possam incluir o evento em seu próprio calendário, vindo a se programar.

Através de um calendário empresarial abrangente, verifique a disponibilidade para a sala de reunião. E ali, diretamente pelo computador ou celular, já garanta um horário para realizar o seu evento. 

Para deixar a experiência ainda mais personalizada, controle os diferentes tipos de salas de reuniões concedendo distintos níveis de acesso para as reservas. Ou seja: estipule que determinadas salas só poderão ser reservadas por colaboradores específicos – seja uma secretária em particular ou o gerente de determinado projeto. Personalizando ao máximo!

Use o seu tempo e dos seus colegas com prioridade, definindo, on-line, a pauta de suas reuniões. Com Bitrix24, crie um chat de grupo para discutir os pontos mais relevantes com líderes e gestores. Então, além de explorá-lo como software de disponibilidade de reuniões, você estruturará a pauta do encontro sem perda de tempo e com o máximo de produtividade.

Vocês podem criar listas para não esquecer de todos os assuntos que serão abordados. Inclusive, podendo compartilhá-las, para que os colaboradores saibam previamente o assunto da reunião. A grande vantagem do Bitrix24 é que ele vai muito além de uma simples ferramenta de agendamento de reunião. Afinal de contas, você pode comandar todo o workflow do negócio (e dos seus eventos, lógico) em apenas um lugar!

Simplifique a sua forma de agendar compromissos com a ferramenta de agendamento de reuniões do Bitrix24. O lado bom é que existem muitos outros recursos que ajudarão você a trabalhar, como: calendários, gerenciador de tarefas e projetos, ferramentas comunicativas (incluindo até videoconferências em HD) e muito mais.

Explore um agendador de reuniões fácil ao trabalhar com a seção de “Reuniões e Briefings” no Bitrix24. Se não tiver ideia por onde começar, aprenda a agendar uma reunião com o nosso passo a passo. Depois, você e sua equipe ficarão surpresos com a praticidade. Aproveite!