Gestão de documentos on-line
Não aguenta mais perder tempo procurando por arquivos? Sente que sua equipe tem dificuldades para gerenciar documentos importantes? Contar com um sistema de gestão de documentos on-line pode ser a solução que você precisava!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos se trata de um conjunto de ações adotadas para garantir a organização e controle de arquivos importantes. Graças ao desenvolvimento tecnológico, atualmente é possível realizar toda a gestão de documentos digitais – contando com softwares de altíssima qualidade como o Bitrix24.
Benefícios da gestão de documentos com o Bitrix24:
Realizar a gestão de arquivos on-line oferece inúmeras vantagens. Afinal, é possível arquivar todas as informações importantes sem se preocupar com infinitas pilhas de papéis. Gerencie documentos a um clique de distância e alcance outro patamar!
Principais vantagens da gestão eletrônica de documentos:
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Permite que os colaboradores fiquem mais organizados;
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Promove economia de espaço e recursos ao arquivar documentos;
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Garante que gestores comandem projetos de forma facilitada;
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Otimiza a troca de informações e dados importantes entre os colaboradores.
Bitrix24: o seu aliado na gestão de documentos on-line
As melhores ferramentas de gestão de documentos digitais estão no Bitrix24.
Controle de documentos privados e compartilhados, histórico completo de versões e edição em tempo real são apenas alguns dos detalhes que uma ferramenta tão completa tem a oferecer nos planos comerciais. Sem contar o CRM, calendário e gerenciamento de projetos integrados.
Encontre a solução Bitrix24 que mais se encaixa dentro das suas necessidades e a transforme na sua melhor aliada. Se preferir, inicie com a assinatura gratuita, que inclui um conjunto de ferramentas de negócios para iniciantes. Experimente já!
* Observe que as informações podem ter mudado desde a publicação. Para verificar os preços e recursos vigentes, consulte a página de preços do Bitrix24.
Armazenamento gratuito de documentos
Com o Bitrix24, não é preciso perder espaço no computador pessoal. Os colaboradores desfrutam de 5GB de armazenamento de documentos totalmente gratuito.
O compartilhamento pode ser realizado entre múltiplos usuários, o que facilita o trabalho em equipe e a troca de dados. Certamente, seu projeto não será mais o mesmo depois de usufruir de todos os benefícios da gestão de documentos on-line do Bitrix24.
Edição on-line, off-line e múltiplos usuários
Ter a possibilidade de editar arquivos e salvá-los diretamente no drive facilita o trabalho das equipes. Com a ferramenta de gestão eletrônica de documentos do Bitrix24, times podem usufruir da criação e edição de documentos entre vários usuários.
O melhor de tudo é que o sistema é bastante flexível: já que permite trabalhar com edições on-line ou até mesmo off-line. Explore edições on-line no Google Docs e MS Office on-line e edições locais com OpenOffice, LibreOffice ou MS Office
Histórico completo de versões
Precisa conferir todas as edições que foram realizadas em um documento? A gestão de documentos do Bitrix24 inclui acesso completo ao histórico de versões. Mesmo que um colaborador faça o upload de uma nova versão, o documento antigo fica salvo no drive e pode ser recuperado a qualquer hora.
Com o histórico de versões, saiba quem é o responsável pela edição e em que momento ela foi realizada. Seja em documentos Word ou planilhas especializadas, acompanhe tudo que o time executa – além de aproveitar as vantagens da edição por múltiplos usuários.
Compartilhamento ou bloqueio de documentos
Equipes inteiras podem criar, editar e compartilhar documentos de forma instantânea – tanto nas pastas de projetos quanto na própria rede interna da empresa. O compartilhamento em tempo real otimiza o fluxo de trabalho e soma pontos para a produtividade.
Além disso, gestores possuem um controle tão preciso das atividades que decidem os usuários que podem acessá-las ou editá-las. O bloqueio de documentos serve para impedir que terceiros tenham acesso e editem os documentos – preservando a privacidade e evitando conflitos de alterações em arquivos importantes.
Permissão de acesso para todos os colaboradores
Independente do tamanho da sua equipe, a gestão de documentos on-line Bitrix24 satisfaz todas as necessidades. Com a permissão de acessos a arquivos e pastas, é possível garantir que os colaboradores acompanhem cada etapa do fluxo de trabalho.
Não importa se o usuário não é um funcionário em tempo integral, gestores podem permitir o acesso apenas aos arquivos e pastas desejados – incluindo o compartilhamento e participação em grupos de trabalho.
Sincronização de arquivos
Sincronize arquivos com as plataformas de sua preferência, tornando o trabalho facilitado. O sistema de gestão de documentos on-line permite integrações com One Drive, Google Drive, Dropbox, Box e mais.
As edições também podem ser feitas com plataformas de sua preferência, como MS Office e Open Office. Seja direto no drive, em modos de edições on-line, ou até mesmo off-line.
Busca rápida de documentos
Pare de perder tempo ao procurar por documentos. O Bitrix24 agrega uma ferramenta de busca inteligente, em que arquivos, mensagens e ações são indexadas. Isso facilita a busca por informações instantâneas, permitindo que os times encontrem documentos com muito mais facilidade.
Esta ferramenta de buscas é extremamente robusta e facilita o trabalho colaborativo. A indexação e facilidade de acesso às informações soma pontos para a gestão de documentos digitais, organização e produtividade – vale a pena explorar!
Acesso por celulares, tablets ou computadores
Depois que os smartphones conquistaram um espaço único no dia a dia dos usuários, fica mais difícil realizar atividades longe dele. Então por que não desfrutar de toda a conveniência e manter o fluxo de trabalho ativo onde quer que vá?
Graças ao aplicativo móvel Bitrix24, a gestão de documentos on-line pode ser feita até pelo celular. Todas as tarefas, conversas e gestão de arquivos podem ser consultadas a um clique de distância – de maneira fácil, simples e rápida! Tenha a mesma experiência da versão desktop, mas realize a gestão de documentos digitais a qualquer hora e lugar.
